L’App WTS Family Board nasce per rispondere alla necessità di migliorare la comunicazione tra la struttura sanitaria e le famiglie dei pazienti.
Ripensare in ottica lean anche l’aspetto comunicativo del percorso perioperatorio del paziente chirurgico porta importanti risvolti in termini di esperienza dell’utente all’interno dell’ospedale, di ottimizzazione logistica e di coinvolgimento dei familiari, che di frequente svolgono le mansioni di caregivers nel periodo di degenza.
WTS Family Board è un’importante quanto semplice innovazione tecnologica che evidenzia il contributo indispensabile della digital health nella comunicazione con gli utenti e nella risoluzione di problemi di natura logistica delle strutture ospedaliere.
Una risposta al sovraccarico delle sale d’aspetto
Il sistema ORControl™ è la soluzione workflow control adottata dell’Istituto Ortopedico Galeazzi per la gestione in tempo reale del flusso operativo del paziente chirurgico.
Family Board è una funzionalità nativamente integrata nel sistema ORControl™ che, nel rispetto della normativa privacy (GDPR), consente ai familiari di monitorare su display installati nelle aree di attesa lo stato di avanzamento dell’intervento del proprio congiunto senza dover interferire nell’operatività del personale di reparto.
L’Istituto Galeazzi aveva l’esigenza di migliorare la gestione degli spazi di transito e di attesa, nei quali facilmente si verificava un sovraccarico di parenti, spesso fonte di distrazione per il personale. L’importanza di una soluzione a questa esigenza si è dimostrata con ancor maggiore evidenza con il diffondersi della pandemia da Covid-19 e la necessità di ridurre il flusso di persone nella struttura.
Facendo leva sul sistema ORControl™, già installato presso l’Istituto Ortopedico Galeazzi, WTS ha sviluppato l’App WTS Family Board che ha permesso di automatizzare la comunicazione anche a distanza con le famiglie.
Come funziona l’App WTS Family Board
Grazie a un QR code e un pin univoci rilasciati dalla struttura al momento del ricovero, i familiari possono scaricare, sul proprio cellulare l’applicazione WTS Family Board che, integrata con il sistema ORControl™, permette di visualizzare in qualsiasi momento anche a distanza lo stato di avanzamento aggiornato in tempo reale dell’intervento del proprio congiunto.
Con un’interfaccia semplice e intuitiva l’applicazione WTS Family Board fornisce infatti informazioni quali:
- L’ora di inizio dell’intervento
- La durata prevista dell’intervento
- Lo stato aggiornato in tempo reale in cui si trova il paziente, vale a dire: programmato, in reparto, entrato in blocco operatorio, intervento in corso, intervento concluso, rientrato in reparto.
Vantaggi ottenuti
WTS Family Board consente l’elaborazione e la trasmissione di una grande mole comunicativa. Tra gennaio e marzo 2021, al Galeazzi sono stati effettuati 26.541 accessi con una media di 500 accessi al giorno. La gestione informatizzata e lean di questo traffico produce vantaggi importanti.
Comunicazione trasparente
I parenti dei pazienti non devono continuamente sollecitare il rilascio di informazioni da parte del personale di reparto, diventando potenzialmente d’intralcio al loro lavoro e sviluppando un senso di apprensione e incomprensione verso l’andamento delle fasi dell’intervento.
Libertà di movimento
Potendo controllare l’avanzamento dell’operazione da qualsiasi dispositivo, i parenti sono liberi di spostarsi in tranquillità, senza dover presidiare la struttura. Un miglioramento netto dell’esperienza.
Ottimizzazione logistica
L’App WTS Family Board ha permesso di alleggerire la pressione sulle sale d’aspetto, spesso sovraccariche di parenti in attesa, con tutti i disagi che ne possono derivare.
Miglioramento della qualità del lavoro
I fattori positivi evidenziati hanno prodotto anche un importante miglioramento dell’esperienza lavorativa quotidiana del personale, liberato dalla necessità di dover rispondere alle sollecitazioni dei parenti in attesa: nel caso specifico una media di 10 richieste per paziente!
Protocollo covid-19
Anticipando i tempi, l’App WTS Family Board ha permesso anche di adottare immediatamente i protocolli Covid-19 in materia di accesso alla struttura, senza far soffrire ai pazienti e ai loro familiari eventuali problemi di comunicazione dovuti al repentino sopraggiungere delle nuove esigenze.
WTS Family Board è un applicativo di facile implementazione, che porta i vantaggi concreti del lean thinking nella vita quotidiana delle persone, in relazione a un’esperienza emotivamente e psicologicamente impegnativa come quella di chi assiste una persona che si sottopone a un intervento chirurgico.
I vantaggi acquisiti dall’Istituto Galeazzi con l’adozione dell’App WTS Family Board dimostrano come le diverse soluzioni tecnologiche WTS, progettate per una gestione lean del workflow ospedaliero e della gestione di risorse e processi comunicativi, siano pensate per essere facilmente integrate, al fine di raggiungere un’ottimizzazione completa e all’avanguardia.
