Ascension Health è stato il primo ospedale a implementare con successo la tecnologia sviluppata dal nostro partner tecnologico Healthcare Control Systems (HCS), posizionandosi all’avanguardia nell’innovazione clinica.
L’obiettivo della struttura era adottare lo stesso tipo di tecnologie logistiche utilizzate con successo da oltre 50 anni nell’industria manifatturiera e dei trasporti, riconoscendo che il settore sanitario fosse ormai maturo per questo cambiamento.
La sfida
Prima dell’innovazione, l’ospedale si affidava a un vecchio sistema basato su lavagne tradizionali e magneti, che spesso portava a informazioni illeggibili e a pericolose confusioni organizzative.
La mancanza di visibilità centralizzata causava gravi problemi di comunicazione: un singolo cambiamento di programma generava una reazione a catena di sei o sette telefonate ridondanti, simile al “gioco del telefono“.
Questa inefficienza logistica si traduceva in frequenti ritardi nelle sale operatorie per motivi facilmente evitabili, come stanze non ancora pulite, mancanza di farmaci specifici o assenza di attrezzature fondamentali, come il carrello per le vie aeree difficili.
I manager, di conseguenza, passavano il tempo “in panchina” a prendere nota di ciò che accadeva, invece di poter agire attivamente per migliorare i flussi di lavoro.
Per approfondimenti, leggi anche
Se non è su ORControl™, non è mai successo (o succederà tardi)
La soluzione
Ascension Health ha rivoluzionato il proprio flusso di lavoro adottando ORControl™, una piattaforma digitale che fornisce informazioni chiare, concise e dinamiche.
I dati inseriti sulla “master board” vengono ora aggiornati in tempo reale su tutte le altre lavagne dell’istituto, rendendoli visibili simultaneamente a molteplici reparti, tra cui la Terapia Intensiva (ICU) e la Radiologia.
Il sistema è altamente accessibile e mobile-friendly: i membri dello staff possono consultare la situazione in tempo reale da qualsiasi computer dell’ospedale o direttamente tramite un link sui propri smartphone, permettendo ai chirurghi di prendere decisioni immediate senza dover scambiare telefonate.
I risultati e i vantaggi
L’implementazione della piattaforma ha generato risultati trasformativi su più livelli:
Aumento della produttività e del fatturato:
l’ospedale è riuscito a gestire più casi chirurgici in meno tempo, registrando un aumento del 20% del volume chirurgico. Questo incremento di efficienza ha generato un impatto positivo di oltre 1 milione di dollari sui profitti della struttura.
Efficienza logistica e comunicazione:
la condivisione dei dati in tempo reale ha azzerato le telefonate ridondanti, poiché tutti hanno accesso alle stesse informazioni contemporaneamente. I manager ora agiscono da “acceleratori di performance“, potendo monitorare le attività su più siti e spostare il personale o le risorse dove è più necessario all’interno della rete ospedaliera. I ritardi immotivati in sala operatoria sono stati completamente eliminati.
Focus sul paziente e sicurezza:
senza dover rincorrere costantemente problemi logistici, il personale può dedicare molto più tempo al letto dei pazienti. Inoltre, il sistema permette di aggiornare e avvisare le famiglie in tempo reale, aumentando notevolmente la loro soddisfazione. L’organizzazione ottimizzata si è tradotta in un ambiente di cura percepito come molto più sicuro sia per i pazienti che per lo staff.
Soddisfazione del personale:
la tecnologia ha dimostrato una facilità d’uso immediata (“non c’è un partner che non possa avvicinarsi alla lavagna e usarla immediatamente”). Si è rivelata un enorme fattore di soddisfazione per lo staff chirurgico, l’anestesia e i medici, i quali si sentono molto più a loro agio e felici di lavorare in un ambiente così organizzato
FAQ
Quali sono i vantaggi specifici per il personale sanitario?
Immaginando la quotidianità lavorativa in reparto, l’introduzione di ORControl™ rappresenta un passaggio da un clima di costante emergenza organizzativa a uno di fluidità e controllo.
Prima di questa tecnologia, un infermiere o un membro dello staff consumava enormi quantità di energia mentale cercando di decifrare informazioni scritte a mano su vecchie lavagne con i magneti.
Ogni piccolo cambio di programma innescava il caotico “gioco del telefono”, con raffiche di chiamate ridondanti che arrivavano proprio nei momenti meno opportuni, magari mentre l’operatore stava cercando di parlare con i familiari di un paziente.
Si viveva la frustrazione di arrivare in sala operatoria e scoprire all’ultimo minuto che la stanza non era pronta, che mancavano farmaci specifici o attrezzature vitali come il carrello per le vie aeree difficili.
Di fatto, gran parte della giornata lavorativa si riduceva a dover rincorrere i problemi e cercare di far funzionare una logistica frammentata.
Oggi la situazione si è ribaltata. L’ecosistema ospedaliero è connesso in tempo reale in tutti i reparti, inclusa la Terapia Intensiva, creando una vera e propria sincronia tra i team.
Il personale non deve più agire da “centralinista” o da intermediario per le comunicazioni: guardando semplicemente i monitor condivisi o il proprio smartphone, tutti sono allineati istantaneamente sulle dinamiche della giornata senza bisogno di proferire parola.
Questo significa che l’operatore non si sente più un “risolutore di intoppi burocratici e logistici”, ma viene restituito alla sua vera vocazione clinica.
Non dovendosi più preoccupare di chi fa cosa o se le attrezzature siano state preparate correttamente, ritrova la serenità di potersi dedicare esclusivamente all’assistenza diretta.
Lavorare in un ambiente dove la tecnologia si fa carico del peso dell’organizzazione fa percepire la struttura come un luogo intrinsecamente più collaborativo e sicuro, trasformando radicalmente in meglio la qualità del lavoro quotidiano
In che modo il sistema ottimizza la gestione delle risorse?
Prima dell’arrivo di questa tecnologia, chi gestiva le risorse umane e materiali si trovava spesso a rincorrere le emergenze, confinato “in panchina” a prendere nota degli eventi e dei ritardi.
Oggi, la visibilità globale e simultanea su reparti complessi come la Terapia Intensiva o la Radiologia, estesa persino alle diverse sedi del network ospedaliero, ha trasformato i manager in veri e propri “acceleratori di performance”.
Avendo il polso della situazione in tempo reale, possono infatti anticipare le necessità operative, spostando il personale in modo dinamico e allocando le risorse esattamente dove servono, prima ancora che si crei un’emergenza.
Questo nuovo livello di controllo ha un impatto formidabile su come vengono impiegati gli spazi fisici e il tempo.
In passato, una risorsa preziosa come una sala operatoria poteva rimanere bloccata per inefficienze banali: nessuno aveva comunicato che la stanza andava pulita, oppure ci si accorgeva all’ultimo minuto che mancava un farmaco specifico o un carrello per le vie aeree difficili.
Ora, l’intero ecosistema viaggia all’unisono.
Qualsiasi modifica inserita sulla lavagna principale si riflette istantaneamente su tutti i dispositivi dell’istituto, inclusi gli smartphone dei chirurghi.
Questo permette a medici e manager di prendere decisioni immediate sull’uso delle sale e degli strumenti, azzerando le attese vuote e i continui scambi di telefonate.
In sostanza, il sistema non crea nuove risorse dal nulla, ma sblocca e ottimizza il potenziale di quelle già esistenti.
Smettendo di sprecare energie per coordinare la logistica di base, l’ospedale riesce a ottenere molto di più dal proprio staff, completando un numero maggiore di interventi in un tempo ridotto.
È proprio questa ritrovata fluidità che ha permesso alla struttura di assorbire un incremento del 20% del volume chirurgico, trasformando l’efficienza organizzativa in un solido vantaggio economico per l’intero ospedale.
