Premessa

La trasformazione digitale in ambito sanitario si è storicamente concentrata sul potenziamento degli strumenti di pianificazione e sull’adozione di best practice cliniche. 

Tuttavia, i dati operativi evidenziano la persistenza di ritardi sistematici e disequilibri di coordinamento che incidono sull’efficienza e sull’efficacia del blocco operatorio, una delle aree a maggiore intensità di capitale e risorse umane.

Il presente documento illustra le risultanze di un Pilot Study estensivo, condotto dal nostro partner Healthcare Control Systems (HCS) su un arco temporale di 15 anni e in oltre 60 ospedali internazionali. 

La ricerca ha validato l’ipotesi che il limite cruciale all’efficienza chirurgica risieda nell’assenza di un supporto esecutivo dinamico e in tempo reale. 

Il risultato è l’architettura ORControl™, integrata da WTS per fornire un modello di coordinazione minuto per minuto applicabile al workflow chirurgico.

Lo scenario critico dell’assistenza sanitaria

Il blocco operatorio, insieme a sale procedurali specialistiche (come Cateterizzazione, Elettrofisiologia, Endoscopia e Radiologia Interventistica), costituisce il fulcro dell’attività ad alta complessità e il principale centro di costo e ricavo di una struttura ospedaliera. 

La sua efficacia è costantemente minacciata dalla variabilità intrinseca dei processi clinici, dalla necessità di sincronizzare équipe ultra-specializzate e dalla rapida evoluzione degli imprevisti logistici.

La sfida delle sale operatorie: quando un’ottima pianificazione non basta

Lo studio HCS ha analizzato in modo sistematico le cinque principali aree di interruzione in 60 strutture sanitarie, che spaziano da centri traumatologici urbani a ospedali accademici e strutture specializzate:

• Ritardi esecutivi: insuccesso nell’avvio puntuale dei primi casi, anche in presenza di team completi.
• Discontinuità operativa: inattività delle sale operatorie mentre i pazienti sono pronti in pre-op.
• Dispersione informativa: comunicazione ridondante e frammentata che impegna chirurghi e staff in continue verifiche sullo stato della programmazione.
• Lentezza decisionale: reazione tardiva del personale di coordinamento (Board Runners) che si traduce in una catena di chiamate multiple per gestire le variazioni.
• Deficit di allineamento: mancanza di visibilità in tempo reale tra i reparti di supporto e la sala operatoria, causa di ritardi.

Nonostante gli sforzi (migliore scheduling, formazione del personale, sistemi IT avanzati) , l’esecuzione efficiente del piano si è rivelata vulnerabile, spesso collassando entro la prima ora operativa, rendendo necessarie costanti correzioni manuali.

L’elemento mancante: la necessità di supporto esecutivo in tempo reale

L’osservazione ha cristallizzato il missing element : l’assenza di uno strumento di supporto all’esecuzione che operi in tempo reale durante la giornata chirurgica, superando i limiti dei report a posteriori e delle consulenze sulla pianificazione.

• Senza questo supporto: le risorse sono allocate con ritardo, i delay non sono intercettati proattivamente e la discrepanza tra il piano e la realtà operativa si amplifica.
• Con questo supporto: si introduce la disciplina dell’esecuzione, trasformando gli eventi imprevisti in informazioni gestibili e facilitando decisioni tempestive.

ORControl™: un approccio ispirato ai trasporti

La genesi di ORControl™ risiede nell’intuizione metodologica del Dr. Tom Feo, che ha applicato al contesto sanitario i rigorosi meccanismi di coordinamento in tempo reale, noti come dispatching, tipici dei settori della logistica ad alta complessità e dei trasporti.

Il trasferimento di questa disciplina si basa sul riconoscimento che il blocco operatorio condivide caratteristiche strutturali con i sistemi di supply chain dinamica:

• Alta variabilità: i tempi di esecuzione e le risorse necessarie sono soggetti a variazioni endogene costanti.
• Costo elevato del delay: ogni minuto di inattività si traduce in costi operativi e in una riduzione della capacità produttiva.
• Imperativo di sincronizzazione: il successo dipende dalla perfetta convergenza di risorse umane (chirurghi, anestesisti), attrezzature e materiali.

L’Execution Tool sviluppato traduce questi principi in un’architettura che fornisce al personale clinico una visibilità olistica e automatizzata e una messaggistica critica in tempo reale. 

Questo approccio non si limita a monitorare la schedule, ma ne dirige attivamente l’esecuzione, colmando sistematicamente lo scarto tra la pianificazione iniziale e la realtà operativa dinamica.

Partnership tecnologica WTS/HCS

Il modello operativo di ORControl™ non è un’innovazione teorica, ma la sintesi di una collaborazione strategica e un’analisi empirica su larga scala. 

WTS ha individuato in Healthcare Control Systems (HCS) il partner tecnologico ideale per importare in Italia una metodologia di execution già validata, trasformando il blocco operatorio in un sistema logistico di alta precisione.

La soluzione è stata costruita e affinata sulla base di una validazione su dati reali, che ne conferisce una solidità senza pari nel panorama del digital lean healthcare:

• 15 anni di processi: un’osservazione estensiva che copre oltre un decennio e mezzo di attività chirurgica.
• 60+ strutture sanitarie: l’analisi include un campione eterogeneo (ospedali accademici, pubblici, privati e centri di alta specializzazione), garantendo la replicabilità del modello in contesti diversi.
• Consolidamento scientifico: l’applicazione di principi ingegneristici e gestionali, supportati da oltre 100 collaborazioni istituzionali e accademiche.

Il potere della trasparenza e degli alert proattivi

ORControl™ si posiziona come uno strato intermedio e indispensabile di coordinamento che si integra con l’infrastruttura IT esistente (EMR e altri sistemi). 

La sua efficacia si fonda su due pilastri funzionali:

1. Visibilità automatica e condivisa: un sistema personalizzabile che fornisce a staff clinico, anestesisti e dipartimenti ausiliari un accesso automatizzato a dati operativi aggiornati in tempo reale, senza richiedere inserimento manuale di dati.
2. Jeopardy Alerting (Alert Proattivo): una funzionalità critica che emette avvisi (simili a un “tap on the shoulder”) per segnalare che un compito è a rischio di ritardo, prima che il ritardo si concretizzi. 

Questo sposta il personale da una logica reattiva (analisi del passato) a un modello anticipatorio (gestione del futuro), fondamentale per prevenire colli di bottiglia operativi.

Impatto misurato: i risultati del Pilot Study

La valutazione dell’impatto è stata standardizzata su metriche derivate da tracciamento in tempo reale e ha prodotto risultati robusti su parametri cruciali della performance chirurgica:

• Efficienza operativa e volumi: incremento dei volumi chirurgici fino al 41% mantenendo inalterati asset fisici, staffing e turni.
• Gestione dei ritardi (FCOTS): miglioramento della percentuale di First Case On-Time Starts.
• Turnover Time (TOT/TAT): ottimizzazione misurabile dei tempi di riconfigurazione delle sale.
• Efficienza di comunicazione: riduzione del 90% di chiamate, pager e annunci, eliminando il “rumore organizzativo” e liberando tempo clinico.
• Paziente: riduzione media dei tempi di attesa pre-operatori del 30% e miglioramento degli score nelle patient survey.

Oltre i numeri: vantaggi per personale e pazienti

Oltre i KPI finanziari e operativi, ORControl™ funge da catalizzatore per il miglioramento del clima lavorativo e dell’esperienza di cura.

• Empowerment dello staff: i clinici riportano una diminuzione del burnout e una maggiore focalizzazione sulla cura diretta. Il sistema riduce il carico delle micro-decisioni e delle interruzioni, consentendo al personale di dedicarsi alle competenze specialistiche.
• Gestione IT: il sistema è stato descritto come il “progetto IT più semplice da implementare”, non richiedendo tempo aggiuntivo di gestione per lo staff.
• Qualità e sicurezza: l’allineamento informativo in tempo reale riduce i margini di errore e la frizione organizzativa, potenziando gli outcome clinici.

Rendere l’eccellenza sostenibile

Applicando la disciplina di execution, ORControl™ colma il gap tra gli investimenti esistenti in pianificazione e la performance operativa reale. 

Questo approccio sblocca obiettivi misurabili in termini di efficienza, performance finanziaria e razionalizzazione delle risorse.

Scopri di più

WTS e HCS offrono alle strutture leader ospedaliere la metodologia e la tecnologia per stabilire un modello di eccellenza operativa sostenibile, garantendo una maggiore soddisfazione per pazienti, famiglie e staff clinico.