Case study: l’implementazione della soluzione Visual Bed Manager presso la ASST di Lecco
Dallo scorso 21 Marzo, è partito un nuovo progetto in partnership con l’Azienda Socio-Sanitaria Territoriale di Lecco per la quale abbiamo curato l’implementazione della nostra soluzione Visual Bed Manager per la gestione degli oltre 1200 letti allocati nei presidi ospedalieri di Lecco, Merate e Bellano.
In questo articolo, vengono mostrati i risultati della prima settimana di monitoraggio e la logica che ha guidato il progetto, in modo da chiarire l’importanza strategica per un ospedale di poter seguire in tempo reale i turnover dei pazienti, in relazione ai flussi d’accesso che necessitano della risorsa letto per svolgere il loro percorso di cure.
Il panorama nazionale
Il progressivo depotenziamento dell’assistenza ospedaliera del nostro Paese è nei numeri. In dieci anni (2010-2019), gli istituti di cura sono diminuiti da 1.165 a 1.054, con un taglio di circa 25mila posti letto di degenza ordinaria (da 215 mila a 190 mila). Non solo. Il personale dipendente del Servizio Sanitario Nazionale è diminuito di 42.380 unità (da 646.236 a 603.856) e il definanziamento della sanità ha raggiunto i 37 miliardi (fonte: https://www.quotidianosanita.it/studi-e-analisi/articolo.php?articolo_id=105512). Questo cambiamento è stato guidato da diversi fattori, non ultimo la riduzione dei costi: a fronte della riduzione delle risorse, diventa centrale migliorarne la gestione.
Questi numeri ci portano a considerare come il parametro dei posti letto, ad esempio, non debba più essere considerato statico, ma dinamico in relazione alle necessità (dal “Forum delle Società Scientifiche dei Clinici Ospedalieri e Universitari Italiani” del 14.06.2022): in concreto, da cosa bisognerebbe partire per affrontare questa criticità?
L’esperienza suggerisce che è giunto il momento di rivedere le logiche sottese ai processi produttivi, adottando soluzioni innovative sul piano delle infrastrutture tecnologiche ma soprattutto della cultura della governance.
Un valido esempio è dato dal progetto ASST Lecco, una nuova partnership nata per ridisegnare il flusso operativo dei tre presidi ospedalieri di Lecco, Merate e Bellano, con l’obiettivo di ottimizzare la gestione delle risorse letto dalla fase di accettazione alle dimissioni, attraverso l’adozione del Visual Bed Manager. Vediamo come.
Come funziona WTS Visual Bed Manager
Visual Bed Manager è lo strumento di gestione delle risorse letto studiato da WTS per le strutture ospedaliere, in grado di garantire un aggiornamento in tempo reale del numero dei posti letto liberi, così come la previsione di dimissioni, in modo da poter gestire la risorsa letto non come una risorsa statica ma come un flusso dinamico di accessi e dimissioni.
Un programma interattivo che integra la componente tecnologica a quella umana, consentendo di ottimizzare l’assegnazione letti in base alle specifiche esigenze clinico-assistenziali dei pazienti e alle esigenze logistiche della struttura.
L’interfaccia visual facilita l’assegnazione dei letti in tempo reale, coinvolgendo proattivamente il personale e garantendo la massima fluidità nel processo di ricovero, a beneficio della qualità del servizio.
Quali sono le informazioni che il Visual Bed Manager presidia?
- programmazione degli accessi
- ingressi in struttura da PS
- disponibilità dei posti letto
- dati anagrafici e clinici dei pazienti
- tempo di permanenza
- ipotesi di dimissione
Quali sono i parametri che il Visual Bed Manager monitora?
Trend Settimanali, mensili ed annuali
Gestione/misurazione flussi ricovero-dimissione
Monitoraggio degli appoggi su altri reparti
Flusso “discharge room”
Tasso saturazione area degenza
Monitoraggio Bed Blockers
Degenza Media e mediana per ogni U.O.
Pianificazione dimissioni in funzione degenza prevista
L’accesso e la raccolta delle suddette informazioni permettono al VBM di elaborare un prospetto di gestione operativa dei posti letto dell’ospedale.
Nella prima giornata di attivazione, il nostro applicativo ha registrato oltre 3.600 interazioni e 791 login, a riprova dell’importanza strategica ed operativa di adottare processi sempre più automatizzati e digitali.
Vediamo insieme com’è andata la prima settimana nei presidi ospedalieri di Lecco, Merate e Bellano.
La prima settimana di implementazione
L’applicativo è stato implementato lo scorso 21 Marzo, alla presa in carico i tre presidi si presentavano così:
Ospedale Alessandro Manzoni Lecco
Reparti Gestiti: 43 • Letti Attivi: 699
Ospedale San Leopoldo Mandic Merate
Reparti Gestiti: 21 • Letti Attivi: 311
Ospedale Umberto I di Bellano
Reparti Gestiti: 3 • Letti Attivi: 65
Nel corso della prima settimana di attivazione (21-29 Marzo), il nostro VBM ha censito quasi 2.000 utenti, registrato oltre 4.000 login e gestito circa 18.000 interazioni.
N° Utenti Censiti: 1994
N° Login Effettuati: 4230
N° Interazioni: 17931
Tramite l’applicativo sono stati gestiti quasi 1.000 posti letto. Movimentare un tale numero di ricoveri in maniera fluida e senza soluzione di continuità è stato possibile attraverso un sistema digitale ed in buona parte automatizzato: diversamente, gli operativi sarebbero andati incontro alle classiche difficoltà di aggiornamento e comunicazione, dovute all’inadeguatezza degli strumenti a disposizione (altrimenti inteso, la molteplicità dei software di gestione come limite all’efficienza).
Quali sono gli eventi che i tre presidi hanno potuto gestire grazie a WTS Visual Bed Manager?
- Ricoveri 892
- Assegnazione letti 993
- Cambi specialità 123
- Trasferimenti 261
- Dimissioni 661
Cosa ci raccontano questi dati? Sebbene si tratti di una fotografia della prima settimana, la nostra esperienza ci suggerisce come questo processo sia nevralgico per le strutture ospedaliere.
Governare un processo attraverso una soluzione dinamica come il VBM denota un’attenzione a molteplici aspetti che va ben oltre i numeri e punta alla qualità come, ad esempio:
- un approccio orientato al miglioramento della qualità del lavoro degli operatori
- una gestione condivisa e partecipata tra i diversi ruoli
- riduzione dei tempi di attesa, lotta agli sprechi
- l’attitudine al miglioramento
WTS Visual Bed Manager è una soluzione lean: cosa significa
Le nostre soluzioni offrono molteplici benefici a fronte di determinate funzionalità, ciascuna delle quali risponde ad un timing chiaro e senza interruzioni nel flusso complessivo, a conferma di quanto una gestione dei flussi trasparente e condivisa rappresenti il miglior strumento per garantire una buona esecuzione ovverosia smart workflow.
Come nel caso di Visual Bed Manager, ciascuna soluzione è espressione della sintesi tra sistema visual e approccio lean. Una componente non esclude l’altra e la ricerca del perfetto equilibrio non va a sostituirsi bensì ad integrare i processi tradizionali.
Cosa significa dunque lean solution? Il Lean Thinking (Pensare Snello) è una strategia operativa concepita per aumentare i livelli di efficienza dei cicli produttivi, eliminando al contempo gli sprechi.
Complessivamente, non si limita a dettare una qualsivoglia teoria organizzativa ma prevede l’adozione di un approccio pratico, in quanto è indispensabile il lavoro umano per realizzare appunto la conversione snella.
Tutta l’azienda viene coinvolta nella realizzazione di una visione d’insieme, a partire dalla progettazione sino all’esecuzione, attraverso l’individuazione dei flussi, dei nodi decisionali, degli strumenti di validazione, dei ruoli ma, soprattutto, del tempo.
Affinchè una soluzione possa definirsi completamente lean, non bisogna limitarsi a soddisfare dei requisiti meramente visuali e grafici – che nondimeno ne costituiscono un aspetto interessante – ma è di fondamentale importanza approcciare la produzione dal basso ovvero analizzare il flusso dal punto di vista degli operativi.
Questo elemento di processo è risultato particolarmente significativo nel progetto con il coinvolgimento attivo degli utenti a partire dalla mappatura dei letti fino all’analisi delle risorse utilizzate all’interno delle singole fasi del processo.
